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Conformio中的文档生命周期

审核和批准功能

太棒了!您已经完成了文档。现在是时候把它发给你的审稿人了,以确保一切看起来都很好。

在将文档提交审查或批准之前,必须定义应该审查/批准文档的用户,这一点很重要。您可以在每个文档的Properties选项卡中选择应该审查/批准文档的用户。只需从提供的列表中选择想要查看文档的人员的职位名称,或自己输入即可。

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图1。在文档向导的“属性”选项卡中定义文档的负责人

审查文档

现在是时候将文档发送给审阅了。当您单击“Submit for review”时,您可以定义审阅人员将有多长时间来审阅文档。截止日期过后,审阅人员将无法访问文档,您可以继续编辑您的文档。

您还可以描述您在文档中更改了什么,更改日志将保存在您在Conformio中正在处理的文档的版本下。稍后,您可以在每个文档的Change History部分中检查版本。

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图2。为评审添加细节

审阅者需要审阅文档。审核文档的通知将被发送到审核者的电子邮件中,并将在Conformio中为他们创建一个任务。审阅者将看到一个被调用的任务审阅[特定文件]在我的工作部分。该任务包含一个到需要审阅的文档的链接,以及在发送文档以供审阅时定义的截止日期。

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图3。审阅者将得到一个带有需要审阅的文档链接的任务

一旦点击链接,文档就会打开,审阅者就可以执行审阅了。

审核过程中的每个人都可以通过对特定段落或整个文档的评论轻松地在Conformio内部进行交流。

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图4。在文档中留下注释

单击“End Review”,或将任务标记为已完成,就会将文档标记为已审阅。

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图5。点击“End Review”会将文档标记为已审阅

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图6。当您完成检查文档时,将弹出通知

批准文件

很好,现在你的文件被审阅了。您可以检查剩余的问题,如果有的话,当您完成文档时,您可以将其发送给批准。审批请求将被发送到您在文档的Properties选项卡中定义为审批人的人。

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图7。在文档的Properties选项卡中定义的审批者

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图8。将文件发送给批准

审批者将通过电子邮件或Slack收到通知,并在My Work中为他或她创建任务。

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图9。《我的工作》中的文件审批任务

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图10。批准或发送文件进行修改

在批准文档期间,审批者可以在文档上留下注释,这与审查时非常类似。此外,他还可以在左边栏中看到与文档相关的职责,这是根据您在文档中定义的内容所建议的。Conformio已经确定了受让人和职责期限,审批人需要做的就是决定是否激活他们。

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图11。建议与文件相关的职责

审批人可以批准文件,如果需要更正,则拒绝批准。在任何情况下,文档的作者和所有者将得到关于结果的通知。

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图12。如果有需要修改的地方,点击“需要修改的地方”按钮,会弹出一个通知,通知会发送给负责人

当文档被拒绝时,文档作者有义务进行修改,并再次将文档发送给审阅和/或批准。

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图13。当点击“批准”按钮时,会弹出一个通知

文件获得批准后,你可以从ISO 27001主要步骤中的步骤访问该文件,也可以从“文件”一栏下载PDF格式的文件。

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图14。下载PDF格式的文档

取消文档

您还可以撤回已批准的文件。在撤回特定文件时,Conformio将警告您可能产生的后果,例如,它是否会对您的适用性声明产生影响。

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图15。取文件

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图16。撤销文件的不合格警告

批准后编辑文件

Conformio允许您在批准后再次编辑文档。事实上,为了保持符合标准,Conformio提醒您定期检查和更新文件,如果需要的话。

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图17。Conformio提醒您检查和更新文件,如有必要

您可以随时在文档向导中为每个文档检查所有版本并更改历史记录。

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图18。更改文档中的历史记录和版本控制

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