处理文件-文件管理系统

整合文件管理系统

文档部分位于您的Conformio帐户的左侧导航窗格中。

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图1。一致性文件部分

它收集您在Conformio中创建的所有文档,以及从注册或模块中为您生成的报告,以及上传到您的Conformio帐户的步骤和其他文档,组织在文件夹中。

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图2。在已经创建的文件夹中组织文档

创建和编辑文件夹

要创建一个新文件夹,请单击右上角的“新建文件夹”按钮并输入文件夹名称。

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图3。创建一个文件夹

如果需要创建只有您可以访问的私有文件夹,请选中“创建私有”框。创建文件夹后,只有您可以访问和编辑它。

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图4。让私人文件夹

这个文件夹现在对您的Conformio帐户中的其他用户是锁定的,但是您可以通过设置权限允许其他人查看或编辑它。权限分为两类:

  • -拥有这些权限的人只能查看文件夹内的文件或预览它们。
  • -具有这些权限的人可以编辑、移动、复制或删除文件夹和文件夹中的文件。

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图5。设置文件夹权限

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图6。与同事共享文件夹

点击三个点菜单,可以编辑文件夹的名称和权限。如果文件夹是私有的,则可以将其设为公共的,并且可以移动或复制文件夹中的所有内容。

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图7。在Conformio DMS的三个点菜单

文档的必需品

Conformio的文件管理系统将您的文件集中在一个地方。

每个文档都显示最重要的细节——何时被修改、由哪个用户修改、文档版本及其状态。

如果在编辑已经批准的文档的过程中有新版本,Conformio将显示此信息。

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图8。在Conformio DMS中的文档

在文档详细信息的左侧,您可以看到文档的批准版本。如果您单击文件的批准版本,Conformio将把您重定向到文件的批准版本,该版本不能编辑。

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图9。单击文档的批准版本

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图10。Conformio将您重定向到文件的批准版本,该版本不能被编辑

要编辑文档,你只需要点击文档框右侧的“编辑”按钮,conconio就会自动打开文档向导。

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图11。要编辑文档,请单击“编辑”按钮

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图12。在“文档”向导中编辑文档

您还可以通过单击三个点菜单查看、重命名、移动、复制和删除文件,以及以PDF格式下载到您的计算机上。

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图13。文件的三个点菜单

共享的文件

您可以与Conformio用户或您的Conformio帐户以外的人共享文件。

在三个点菜单中,点击“分享”按钮,然后弹出窗口就会打开。

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图14。共享的文件

在窗口中,有一些细节需要填写:发件人的电子邮件地址以及他们可以访问该文件的时间(以天为单位)。

您可以添加任意数量的人,并设置他们查看文档的时间限制。他们只能在限定的时间内接触到这份文件。而且,文档只以只读模式与它们共享;他们无法编辑该文档。

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图15。正在编辑要与之共享文档的人员的详细信息

如果您在管理Conformio DMS中的文件方面需要任何帮助,请通过以下方式联系我们:support@www.cgv87.com

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